CIERRE CONTABLE Y FISCAL – PROYECTELO Y NO LO DEJE PARA ULTIMA HORA

PARTE I

Ya en octubre, es conveniente que las empresas comiencen a visualizar el cierre contable y fiscal, al 31 de diciembre.

Proyectar el cierre contable, no significa que los débitos y créditos cuadren, significa mucho más, es comenzar a depurar todas aquellas partidas que desde enero se van dejando, para aclarar en el siguiente mes, y que seguramente, se dejaron para aclarar en el siguiente mes, pero que pretendemos en enero del siguiente año, aclarar, porque ya se nos agoto el mes siguiente, y se deben aclarar para proceder a efectuar el cierre contable, e igual que el fiscal, porque de ahí depende la exactitud de la declaración de renta.

Tarea para octubre y noviembre. Comenzar a aclarar, lo no aclarado y proyectar el cierre contable y fiscal. Esta tarea se debe realizar en equipo con la dirección de la empresa, gerentes, administradores, pues en muchas ocasiones, las aclaraciones están en manos de Ellos y no solamente le compete al Contador.

Y se sugiere comenzar con depurar y conciliar lo relacionado con el disponible.

1.       Caja: en este disponible se debe tener en cuenta si la empresa maneja caja menor, la cual al 31 de diciembre deberá quedar en cero, y contabilizar los soportes contables, conforme a los requisitos fiscales para la aceptación de costos y deducciones.

Recuerde que los bancos no funcionan al público los días 30 y 31 de diciembre, se deberá tener cuidado con la custodia del efectivo.

2.       Bancos: en este disponible se debe tener en cuenta las partidas conciliatorias pendientes de aclarar, efectué las conciliaciones bancarias, de cuenta corriente y de ahorro, (auxiliar contable Vs extracto bancario).

Recuerde que existen notas bancarias que incluyen IVA, y es recomendable contabilizarlo como descontable dentro del 6to bimestre, también tenga en cuenta las consignaciones por transferencia, que le afectan la cartera (C x C).

Si tiene inversiones, en CDT, acciones, bonos, u otros títulos, compare el valor de estos, con los auxiliares de contabilidad y contabilice al 31 de diciembre los rendimientos financieros, claro depende de la modalidad de pago, si es anticipado, o vencido.

Los deudores: cartera clientes nacionales y del exterior (C x C), con casa matriz, sucursales, con accionistas o socios, particulares, trabajadores, anticipos a proveedores, contratistas, por impuestos (retenciones, sobrantes en liquidación privada).

Sea el concepto descrito, se deberán de depurar y clasificar adecuadamente, conciliar sus saldos de balance, con los reportes o informes del modulo de cartera o cuentas por cobrar.

En el evento que por política administrativa, se venda a crédito y en el análisis de la cartera por edad, se visualice cuentas por cobrar de más de noventa días (90) días, se sugiere realizar la provisión de cartera, bien sea por el método individual o general, el que más le convenga a la empresa.

Siempre será interesante que la parte administrativa se involucre en estos procesos de cierre, pues en la mayoría de casos, cuenta con información, que al Contador le va a servir, para que los estados financieros, que son de interés y responsabilidad para la administración, reflejen la realidad económica de la empresa.
Espere: PARTE II. Inventarios, propiedad planta y equipo.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

SERVICIOS DE SALUD EXCLUIDOS DEL IVA

Los servicios de salud preventivos están excluidos del impuesto a las ventas, según lo establece el artículo 476 del estatuto tributario.

La administración de impuestos ha cambiado su doctrina respecto al tratamiento que se le debe dar a los servicios de salud preventivos.

La administración de impuestos en el concepto unificado de IVA, había considerado como excluidos de IVA sólo aquellos servicios de salud que tuvieran como finalidad la recuperación de la salud del paciente, más no aquellos servicios que tuvieran una naturaleza eminentemente preventiva.

En concepto 000238 de noviembre 5 de 2008, cambió su doctrina y ahora considera que los servicios de salud preventivos, están excluidos del IVA:

Con este cambio de doctrina muchos profesionales de la salud y algunas empresas dedicadas a prestar este tipo de servicios, resultaron beneficiados puesto que algunos se habían convertido en responsables del impuesto a las ventas, debido exclusivamente a la anterior interpretación que la Dian había hecho del numeral 1 del artículo 476 del estatuto tributario.

Los servicios de control de calidad en servicios médicos y de salud, está excluidos del impuesto a las ventas por corresponder a un servicio intermedio de producción.

Así lo consideró el Consejo de estado al anular el concepto 071920 de 5 de octubre de 2005, y las expresiones “o en la correcta elaboración de productos farmacéuticos y drogas“ y  ‘control de calidad’, contenidas en el numeral 2.1.1. y 2.1. del concepto unificado de IVA  [concepto 0001 de 19 de junio de 2003].

En conclusión, los servicios de control de calidad corresponden a un servicio intermedio de producción y en ese sentido, respecto al impuesto  a las ventas correrá la misma suerte que el producto final, que en este caso es excluido del IVA, como lo es la producción de medicamentes y la prestación de servicios relacionados con la salud humana.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

RETENCIÓN EN LA FUENTE A SERVICIOS INTEGRALES DE SALUD

Los servicios integrales de salud que involucran servicios calificados y no calificados, prestados a un usuario por instituciones prestadoras de salud IPS, que comprenden hospitalización, radiología, medicamentos, exámenes y análisis de laboratorios clínicos.

Se le efectuara retención en la fuente, cuando el valor del servicio sea equivalente a (4 uvt.s x $25.132), $101.000 ó superior y su tarifa corresponde al 2%

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

EL ASUNTO NO ES CREAR LA EMPRESA, ES SOSTENERLA CON RESPONSABILIDAD

“En el Diario del Espectador del día 29 de agosto de 2011, menciono que en Colombia, en el primer semestre de 2011, se constituyeron 133.817 empresas.”

El asunto está en romper el paradigma de que de cada 10 empresas que se crean, al termino del 3er al 5to año, en promedio, el 70% fracasan, prácticamente desaparecen.

Lo grave no está en que desaparezcan, lo grave está en que dejan deudas; laborales, a la DIAN, al los Municipios, proveedores, etc., y en la mayoría de los casos no liquidan esta empresa, que se convierten en cultivo para avivatos, y las utilizan para defraudar el fisco, quedando el problema para los socios y representante legal, que figuraban en Cámara y Comercio y en el Rut de la empresa.

Recomendación: Organícese y asesórese administrativamente, contablemente, financieramente y establezca estructura de costos, como fijar su precio de venta (este debe incluir los costos y gastos, más el porcentaje de utilidad del producto)

No se deje alcanzar con los impuestos, ya la DIAN, embarga por cifras de 10, 20 millones, por mora de un año en promedio.

En relación con el IVA, recomiendo leer el artículo en este blogger, publicado el 22 de julio de 2011:

IVA-Posibles causas del porque no se tiene dinero para pagar el IVA.

Adquieran un buen programa contable, hoy en día los hay buenos y económicos, evalué esta compra, que por ser el más barato, no es la mejor decisión, pero le aseguro que se consigue en el mercado en promedio por valor de $2.500.000, más IVA, con manejo de código de barras, que si su empresa crece no le queda obsoleto.

Adquiera un programa licenciado conforme a los derechos de autor ya que la DIAN realiza revisiones periódicas de legalidad del software instalado.

Art. 22. Decreto 2649 de 1993. Estados financieros básicos. Son estados financieros básicos:

1. El balance general.

2. El estado de resultados.

3. El estado de cambios en el patrimonio.

4. El estado de cambios en la situación financiera, y

5. El estado de flujos de efectivo.

    Se debe adicionar las Notas a los Estados Financieros

Se deben efectuar por lo menos cada año y aprobados por la Junta de Socios o Asamblea General de Accionistas.

Pero no es recomendable esperar a que termine el año y que el Contador le pase los estados financieros el 31 de enero del año siguiente, para conocer la situación económica de la empresa.

Si se genero utilidades, no paso nada, pero si se genero perdida; “si paso mucho”, ya no hay tiempo de tomar medidas de salvamento, ya ocurrieron los hechos.

Lo recomendable es tener mensualmente, balance general, estado de resultados, acompañados de algunos de estos anexos (reportes o informes):

1. Conciliación del efectivo (conciliación bancaria)
2. Reportes de cartera (Cuentas por Cobrar). Con fecha de vencimiento.
3. Los anticipos de impuestos, están debidamente soportados con la declaraciones, certificados.
4. Reportes de inventario (cuenta tiene la empresa invertido, están rotando, que clase de productos tiene, perecederos, con fecha de vencimiento, de fácil deterioro por el ambiente.
5. Tiene precisión de la P.P.E., (activos fijos), existen físicamente, o solo en la contabilidad, se les efectúa las depreciaciones del caso.
6. De gastos pagados por anticipado y cargos diferidos indicando si se amortizan mensualmente.
7. Reportes de obligaciones financiera. (se consolidan con los estados de cuenta mensual).
8. Reportes de cuentas por pagar de tarjetas crédito. (se consolidan con el extracto mensual y se contabilizan sus compras, gastos financieros).
9. Reportes de proveedores (cuentas por pagar). Con fecha vencimiento.
10. De los impuestos por pagar, con evidencia de los terceros, para efectos de emitir los certificados, y se consolida el pago con las declaraciones.
11. Reportes de obligaciones de seguridad social y laborales, consolidadas con personal.
12. Informe de estado de costo, para las empresas manufactureras y/o industriales, incluso para algunas de servicios.

¿Los soportes contables de sus declaraciones cumplen los requisitos del Estatuto Tributario?

¿Cómo gerente-administrador, lee e interpreta los datos de los estados financieros?

Los estados financieros, se les deben acompañar mensualmente de indicadores financieros; liquidez, eficiencia, rentabilidad, endeudamiento.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

TENGA EN CUENTA QUE LA AUSENCIA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE HACE IMPROCEDENTES LOS COSTOS Y GASTOS

Art. 177 E.T. Las deducciones están sujetas a las mismas limitaciones señaladas para los costos, en los Art. 85 a 88, inclusive. No serán deducibles los pagos respaldados en documentos frente a los cuales no se cumpla lo previsto en el art. 3º Decreto 522.

ARTICULO 3. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
d. Fecha de la operación.
e. Concepto.
f. Valor de la operación.
g. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.
h. Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento. (Derogado por el Decreto 3228 de 11-11-2003)

ARTICULO 4. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.

Tampoco serán procedentes los costos o deducciones respecto de los cuales no se cumpla con la obligación señalada en artículo 632.

Art. 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la DIAN, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar…los siguientes documentos, informaciones y pruebas: 3.- La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.

Pero “pilas” a raíz de la Ley 1450 del 16 de junio de 2011, en la cual se estipula que la retención a trabajadores independientes se efectuara conforme a la tabla de retención para salarios, (Recordemos que estos trabajadores deberán, mínimo, pertenecer al régimen simplificado, para la aceptación de costos y deducciones).

Algunas empresas han omitido el cálculo de la retención del IVA, sin tener en cuenta que los conceptos de retención en la fuente y retención del IVA, son totalmente diferentes. Recordemos que la tarifa para retención del IVA, es el 50% del valor asumido a la tarifa del IVA que le corresponda, (sea: 1.6%, 10%, 16%, 20%, 25%, 35%, la que sea).

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

LA LEY 1450 DEL 16 DE JUNIO DE 2011, HASTA DONDE BENEFICIA AL TRABAJADOR INDEPENDIENTE.

Para una mayor ilustración, respecto a los descuentos de la retención a trabajadores independientes, como lo estipulo la Ley 1450 del 16 de junio de 2011, se recomienda realizar los cálculos pertinentes, utilizando para ello la misma tasa de retención de los asalariados estipulada en la tabla de retención en la fuente contenida en el Artículo 383 del E.T., modificado por la Ley 1111 de 2006.”

Recordemos que para los cálculos de retención se debe tener en cuenta los  pagos no constitutivos de salario y si efectúa aportes voluntarios a fondos de pensiones, entre otros.

Este  tema de la Ley 1450, se trato en este blogger, el 24 de julio de 2011, y que para mayor ilustración recomiendo volver a retomar y de esta forma, seguramente se le dará mayor comprensión.

Efectuando el cálculo de acuerdo a la Ley 1450, si el trabajador recibe, por honorarios o servicios, hasta $2.697.000, no se le descuenta retención en la fuente.

De ahí en adelante es beneficiado, observemos el siguiente ejemplo, basados en el UVT (25.132) de este año 2011:

Si por honorarios ó servicios, recibe $3.000.000 mensual, la retención seria $51.000.

La retención por el método antiguo, por honorarios (10%) $300.000, servicios (6%) $180.000.

Podríamos seguir jugando con las cifras, y conforme al UVT de este año 2011, llegaríamos a la conclusión, que la retención se equilibra por remuneración para servicios en $4.275.000, y para honorarios en $5.430.000.

De estas cifras en adelante, el trabajador ya no es beneficiario de la Ley 1450, y debería solicitar que le efectúen la retención por el método antiguo, y observemos con el siguiente ejemplo, que pasa:

Si por servicios, recibe $4.300.000 mensual, la retención por la Ley 1450, seria $263.000.

La retención por el método antiguo, servicios (6%) $258.000, menor que $263.000

Si por honorarios, recibe $5.500.000 mensual, la retención por la Ley 1450, seria $560.000.

La retención por el método antiguo, por honorarios (10%) $550.000, menor que $560.000.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

Facilitación para la Apertura de cuenta bancaria anterior a la formalización de inscripción en el RUT.

Mediante Circular 0038 de 23-08-2011, la DIAN, ha fijado un procedimiento que “facilitaría” la apertura de cuentas bancarias para las personas jurídicas, previa formalización de su inscripción en el Registro Único Tributario.

El pasado 27 de Julio de 2011 en el Decreto 2645, se establecieron nuevos requisitos establecidos, para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario de personas jurídicas y asimiladas, se exigió acreditar la titularidad de una cuenta corriente activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, este decreto  fue parcialmente modificado por el Decreto 2820 de 19 de agosto de 2011.

En estos decretos no tuvieron en cuenta, que resultaría inaplicable, pues para una entidad financiera resulta imposible realizar la apertura de una cuenta bancaria sin tener el Numero de Identificación Tributaria (N.I.T.), para la persona jurídica, información que solo puede ser acreditada una vez se ha realizado la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario.

                                         

La solución de la DIAN

Por medio de  la Circular 0038 de 23-08-2011 se busca dar solución a este conflicto, permitiendo a las Personas Jurídicas y asimiladas obtener su Número de Identificación Tributaria.

Proceso de inscripción, acreditación de cuenta bancaria y formalización del RUT

Los aspectos claves sobre el nuevo proceso de inscripción en Registro Único Tributario para personas jurídicas y asimiladas y que permitirían acreditar la titularidad de cuenta bancaria previa su formalización, establecidos por la Circular 0038 de 2001, son los siguientes:

1.  Quien realice el trámite debe presentar los documentos señalados en los decretos citados, con excepción de la constancia de titularidad de la cuenta de ahorros o corriente.

2.   Hasta no acreditar la titularidad de la cuenta bancaria no se podrá inscribir en el RUT responsabilidades como usuario aduanero.

3.   El funcionario que realiza el proceso de inscripción, imprimirá el certificado del RUT, lo firmará junto con el interesado y tomará la huella, pero no entregará la copia del mismo hasta acreditar la titularidad de cuenta bancaria.

4. Para poder tramitar la apertura de cuenta bancaria, el funcionario diligenciará de forma manual el formato 1648 – Información Número de Identificación Tributaria – NIT, en el cual solo figurará la información del NIT, Razón Social y Dirección Seccional ante la cual se realiza el trámite.

5.  El Documento “Información Número Identificación Tributaria – NIT”, solo será válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria, pero no tendrá validez como documento de identificación ante otras entidades, ni para realizar trámites diferentes ante la DIAN a la formalización de la inscripción en el RUT.

6.    El documento anterior, solo tendrá validez por 30 días calendario a partir de su fecha de expedición, plazo en el cual se debe presentar ante la DIAN la constancia de titularidad de cuenta bancaria para formalizar la inscripción y obtener el certificado del RUT.

7.    Pasados los 30 días, si no se ha cumplido con el requisito de acreditar la constancia de titularidad de cuenta bancaria ante la DIAN,  se cancelará de oficio la inscripción en el RUT.

Es importante anotar que esta nueva medida apunta a ir dando cumplimiento a artículo 26, medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables,el se encuentra en la ley 1430 de diciembre de 2010, y el cumplimiento partir del año gravable 2014, en el cual se inicia la gradualidad de este artículo.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2010/ley_1430_2010.html#26

Estos nuevos requisitos para la inscripción en el Registro Único Tributario forma parte de las medidas que el Gobierno Nacional bien tomando con el fin de prevenir las prácticas de evasión fiscal, contrabando y fortalecer los mecanismos y procedimientos de prevención, detección y control de lavado de activos.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jesús Antonio Alarcón C.

Contador Público

Especialista en Financiera