¿Quiénes están obligados a implementar Nómina Electrónica, en Colombia?
R/ Todos los contribuyentes que tengan contratos de trabajo, indefinido, fijo, por obra o labor, de aprendizaje, pasantías, por horas:
Art 22 del CST.
1.-Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración y
2.-Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, {empleador}, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario.). También pagos de pensión a cargo del contribuyente.
Lo anterior cuando el contribuyente requiera que estos costos y gastos sean aceptados fiscalmente en la declaración de renta como deducciones.
Lea más: https://leyes.co/codigo_sustantivo_del_trabajo/22.htm
Dentro de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 Nómina Electrónica, se encuentran aspectos técnicos, (generación, transmisión, validación, archivos xml) formales (formato de nomina, nombre de la empresa, nombres de los empleados, número documento CC ó Nit, comprobante de pago, nota de ajuste) y sustanciales (los valores del calculo de la nomina). De los cuales destacare algunos que son de importancia relativa a tener en cuenta, tales como:
En el Titulo I, encontramos.
5.Beneficiario del pago: Se entiende como beneficiario del pago, a las personas
naturales vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y los
pensionados, en relación con estas actividades.
8. Código Único de Documento soporte de pago de Nómina Electrónica- CUNE:
Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que
permite identificar de manera inequívoca el citado documento.
"Comentario: este Cune se asimila al Cufe, en la factura electrónica."
10.Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento
electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto
sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre
las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta,
relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y
reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los
valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se
deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente
para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.
"Comentario: los costos y deducciones están regulados por el art.107; 107-1;108 del E.T., conforme a los requisitos de causalidad, necesidad y proporcionalidad".
12.Notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: por errores aritméticos o de
contenido.
15.Sujetos obligados a generar y transmitir, para validación el documento
soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de
pago de nómina: Son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en
cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y
reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieran soportar
los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e
impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique.
18.Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de
nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento
soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado
documento, conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de
pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
19.Valor deducido de nómina: Son los conceptos que se detraen de los valores
devengados de nómina por parte del beneficiario del pago.......
En el Titulo II, encontramos.
Artículo 2. Documento soporte de pago de nómina electrónica.
Artículo 3. Periodicidad del documento de nómina electrónica: .... deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual,
independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o
inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con
los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el
valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, .........
En el Titulo III, encontramos.
INFORMACION Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE
NÓMINA ELECTRÓNICA
Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina
electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener
como mínimo la siguiente información:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina
electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria - NIT del
sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración
consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
"Comentario: la diferencia con la F.E. es que en ésta si se debe solicitar numeración a la Dian."
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de
nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de
pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos
de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de
pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado
de nómina menos el valor total de deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA
ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con
la información y contenido de que trata el presente artículo.
10. El medio de pago, que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza
para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados
por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico
documento soporte de pago NÓMINA ELECTRÓNICA»
"Comentario: el solicitar el medio de pago, esto ésta íntimamente relacionado con el Art. 771-5. Medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables.
*4* -Modificado- Para efectos de su reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: Depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno Nacional.
Lo dispuesto en el presente artículo no impide el reconocimiento fiscal de los pagos en especie ni la utilización de los demás modos de extinción de las obligaciones distintos al pago, previstos en el artículo 1625 del Código Civil y demás normas concordantes.
Así mismo, lo dispuesto en el presente artículo solo tiene efectos fiscales y se entiende sin perjuicio de la validez del efectivo como medio de pago legítimo y con poder liberatorio ilimitado, de conformidad con el artículo 80 de la Ley 31 de 1992
Podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos en efectivo que efectúen los contribuyentes o responsables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, conforme a la norma de bancarización por los años 2021, 2022".
11.Fecha y hora de generación.
12.La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo
con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al
momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad
y no repudio del documento de nómina electrónica.
13.Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones
tecnológicas y la identificación del software.
En el Titulo IV, Artículo 6. Encontramos el calendario de implementación del documento soporte de pago de
nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de
nómina electrónica.
Artículo 8. Plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del
documento soporte de pago de nómina electrónica para su validación y las notas de ajuste del documento soporte de nómina electrónica. Los sujetos
obligados de qué trata el artículo 4 de esta resolución, tendrán plazo para la
transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de
ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al
cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por
una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del
empleador, debiéndose generar la información-, de conformidad con lo señalado en
el artículo 3 de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice la validación del mismo.
En caso de presentar inconvenientes tecnológicos, al momento de enviar la Nómina Electrónica tanto la Dian como el Contribuyente, se tendrán 48 horas para subsanar la situación.
Comentario: En el documento soporte de pago de la nómina electrónica, en los anexos técnicos, se deberá incluir:
Sueldo base
Auxilio de transporte
Trabajo extra o suplementario (detallado, además de especificar el inicio y el final)
Otros devengos (comisiones, bonificaciones, auxilios)
Prima legal y extralegal
(Nota: se debe tener en cuenta que no es factor de salario el auxilio de transporte, para determinar los descuentos de seguridad social)
Las deducciones (salud, pensión, prestamos, libranzas u otras)
Valor a pagar y forma o medio de pago.
Para visualizar la resolución 000013 de febrero 11 de 2021, completa, copiar el siguiente link en su navegador:
https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000013%20de%2011-02-2021.pdf
El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:
Jairo Galindo Rodríguez
Contador Público
MBA-Master en Administración y Dirección de Empresas
Especialista en Finanzas Públicas
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