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Jairo Galindo Rodríguez

lunes, 10 de octubre de 2011

CIERRE CONTABLE Y FISCAL –INVENTARIOS, PPE, INTANGIBLES Y DIFERIDOS

PARTE II
Ya en octubre, es conveniente que las empresas comiencen a visualizar el cierre contable y fiscal, al 31 de diciembre.
Antes de comentar sobre inventarios, es necesario recordar en el grupo de deudores, y más exactamente, en la cuenta de “Anticipos de Impuestos y Contribuciones o Saldos Favor”,  la importancia de conciliar esta cuenta, con la declaración de renta anterior y la proyectada del presente ejercicio, e igual con las declaraciones de IVA, además de respaldar los saldos de los terceros, con los respectivos certificados de retención; fuente, IVA e ICA.

3. Inventarios: Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, venta dentro de las actividades propias del giro ordinario der los negocios del ente económico. Se incorporan, materias primas, productos en proceso, productos terminados, cultivos en desarrollo, entre otros.
Se recomienda cada año, al finalizar o comenzar el nuevo, realizar una toma física de inventarios.
Las metodologías son variadas, dependiendo del tipo de artículo, bodegaje, categorización; existen 3 actividades:
1.    Actividad antes del inventario (preparación).
1.1.   Desarrollar o actualizar procedimiento para la toma del inventario físico de modo claro, sencillo y específico.
1.2.   Difundir oportunamente a los participantes el procedimiento.
1.3.   Organizar los artículos en la ubicación asignada.
1.4.  Realizar recorrido en los diferentes lugares donde se va efectuar el inventario, verificando la organización de la bodega con base al procedimiento.
1.5.  Elaboración y colocación de tarjetas o rotulo de conteo físico, esto acorde a la tecnología que se emplee para la toma del inventario.
1.6.  El inventario obsoleto, de lenta rotación, averiado, debe estar separado e identificado.
1.7.  Inspeccionar que se tenga destinada y marcada la zona para recibo de inventario.
1.8.  Chequear las  planillas de conteo y que estén debidamente pre-numeradas.
1.9.  Confirmar la conformación de los grupos (parejas) de conteo el cual no debe de incluir personal que pertenezca a la bodega. Dentro del grupo es aconsejable tener una persona que esté familiarizada con el inventario. Ejemplo: Almacenista, personal de compras.
1.10.  Verificar al personal que realiza el conteo físico, que controle las tarjetas de conteo, y al realizar los registros de inventario, sean diferentes para cada labor.
2.    Actividades durante el desarrollo del inventario.
2.1.    Durante el inventario el acceso a la bodega debe ser restringido al personal. 
2.2.    Realizar el corte de documentos (entradas y salidas).
2.3.    Monitorear el desarrollo de los conteos, se esté realizando acorde al procedimiento.
2.4.    Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo.
2.5.    Comparación del conteo físico con el kardex.
2.6.    Comprobar la realización de tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer y segundo conteo.
2.7.    Confirmar el soporte de las diferencias, el cual debe estar firmado por el personal responsable del inventario y el funcionario autorizado de administración para tal fin.
2.8.    Verificar el registro en el kardex del ajuste de las diferencias presentadas.
3.    Procedimientos posteriores al inventario.
3.1. Verificar la conciliación del conteo físico VS el kardex, solicitando las explicaciones de las diferencias importantes. 
Artículo 64 E.T. Disminución del inventario final por faltantes de mercancías. Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores.
En el evento de presentarse situaciones descritas en este artículo, y para mayor ilustración se recomienda seguir el procedimiento descrito para tal fin, el cual, también fue publicado en este blogger, en el mes de julio de 2011.

4.     Propiedad Planta y Equipo (anteriormente conocido, como activos fijos): Comprende el conjunto de los bienes que posee el ente económico (la empresa), para ser usados en el desarrollo del objeto social, los cuales su objeto no es comercializarlos, se considera la inversión de capital para generar los recursos, que necesita la empresa para su existencia.
1. Se deben registrar al costo histórico y mantenerse este valor hasta completar su vida útil,  actualizar su valor o valorizarlos de acuerdo a normas contables y fiscales, y realizadas por entes que cuenten con la debida autorización e idoneidad para hacerlo. Ejemplo: los inmuebles, su valorización o desvalorización la realizara una inmobiliaria, suscrita a fedelonjas.
2. También se debe contar con un inventario físico, y se recomienda identificarlos con una placa, ó grabarles un código que indique su ubicación, su descripción y en quien está a cargo.
3. Realizarles la depreciación correspondiente, conforme a su vida útil y al método que más le convenga a la empresa. Recuerde que este es uno de los beneficios fiscales para disminuir el valor a pagar por imporenta.
5.   Intangibles: Corresponden a marcas, patentes, licencias, franquicias,  entre otros, su valor se debe actualizar, y si es del caso extinguirlo gradualmente si se estima que va a perder su valor ó su tiempo de explotación. Recuerde que este es uno de los beneficios fiscales para disminuir el valor a pagar por imporenta.
6.       Diferidos: Corresponde a gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, en la puesta en marcha del negocio, remodelaciones, estudios e investigaciones, entre otros. Estos valores también se deben amortizar gradualmente, hasta que su extinción. Recuerde que este es uno de los beneficios fiscales para disminuir el valor a pagar por imporenta
Espere: PARTE III.  Pasivos: obligaciones financieras, proveedores, acreedores y obligaciones laborales.
El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:
Jairo Galindo Rodríguez
Contador Público
Especialista en Finanzas Públicas

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