EL ASUNTO NO ES CREAR LA EMPRESA, ES SOSTENERLA CON RESPONSABILIDAD

“En el Diario del Espectador del día 29 de agosto de 2011, menciono que en Colombia, en el primer semestre de 2011, se constituyeron 133.817 empresas.”

El asunto está en romper el paradigma de que de cada 10 empresas que se crean, al termino del 3er al 5to año, en promedio, el 70% fracasan, prácticamente desaparecen.

Lo grave no está en que desaparezcan, lo grave está en que dejan deudas; laborales, a la DIAN, al los Municipios, proveedores, etc., y en la mayoría de los casos no liquidan esta empresa, que se convierten en cultivo para avivatos, y las utilizan para defraudar el fisco, quedando el problema para los socios y representante legal, que figuraban en Cámara y Comercio y en el Rut de la empresa.

Recomendación: Organícese y asesórese administrativamente, contablemente, financieramente y establezca estructura de costos, como fijar su precio de venta (este debe incluir los costos y gastos, más el porcentaje de utilidad del producto)

No se deje alcanzar con los impuestos, ya la DIAN, embarga por cifras de 10, 20 millones, por mora de un año en promedio.

En relación con el IVA, recomiendo leer el artículo en este blogger, publicado el 22 de julio de 2011:

IVA-Posibles causas del porque no se tiene dinero para pagar el IVA.

Adquieran un buen programa contable, hoy en día los hay buenos y económicos, evalué esta compra, que por ser el más barato, no es la mejor decisión, pero le aseguro que se consigue en el mercado en promedio por valor de $2.500.000, más IVA, con manejo de código de barras, que si su empresa crece no le queda obsoleto.

Adquiera un programa licenciado conforme a los derechos de autor ya que la DIAN realiza revisiones periódicas de legalidad del software instalado.

Art. 22. Decreto 2649 de 1993. Estados financieros básicos. Son estados financieros básicos:

1. El balance general.

2. El estado de resultados.

3. El estado de cambios en el patrimonio.

4. El estado de cambios en la situación financiera, y

5. El estado de flujos de efectivo.

    Se debe adicionar las Notas a los Estados Financieros

Se deben efectuar por lo menos cada año y aprobados por la Junta de Socios o Asamblea General de Accionistas.

Pero no es recomendable esperar a que termine el año y que el Contador le pase los estados financieros el 31 de enero del año siguiente, para conocer la situación económica de la empresa.

Si se genero utilidades, no paso nada, pero si se genero perdida; “si paso mucho”, ya no hay tiempo de tomar medidas de salvamento, ya ocurrieron los hechos.

Lo recomendable es tener mensualmente, balance general, estado de resultados, acompañados de algunos de estos anexos (reportes o informes):

1. Conciliación del efectivo (conciliación bancaria)
2. Reportes de cartera (Cuentas por Cobrar). Con fecha de vencimiento.
3. Los anticipos de impuestos, están debidamente soportados con la declaraciones, certificados.
4. Reportes de inventario (cuenta tiene la empresa invertido, están rotando, que clase de productos tiene, perecederos, con fecha de vencimiento, de fácil deterioro por el ambiente.
5. Tiene precisión de la P.P.E., (activos fijos), existen físicamente, o solo en la contabilidad, se les efectúa las depreciaciones del caso.
6. De gastos pagados por anticipado y cargos diferidos indicando si se amortizan mensualmente.
7. Reportes de obligaciones financiera. (se consolidan con los estados de cuenta mensual).
8. Reportes de cuentas por pagar de tarjetas crédito. (se consolidan con el extracto mensual y se contabilizan sus compras, gastos financieros).
9. Reportes de proveedores (cuentas por pagar). Con fecha vencimiento.
10. De los impuestos por pagar, con evidencia de los terceros, para efectos de emitir los certificados, y se consolida el pago con las declaraciones.
11. Reportes de obligaciones de seguridad social y laborales, consolidadas con personal.
12. Informe de estado de costo, para las empresas manufactureras y/o industriales, incluso para algunas de servicios.

¿Los soportes contables de sus declaraciones cumplen los requisitos del Estatuto Tributario?

¿Cómo gerente-administrador, lee e interpreta los datos de los estados financieros?

Los estados financieros, se les deben acompañar mensualmente de indicadores financieros; liquidez, eficiencia, rentabilidad, endeudamiento.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

TENGA EN CUENTA QUE LA AUSENCIA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE HACE IMPROCEDENTES LOS COSTOS Y GASTOS

Art. 177 E.T. Las deducciones están sujetas a las mismas limitaciones señaladas para los costos, en los Art. 85 a 88, inclusive. No serán deducibles los pagos respaldados en documentos frente a los cuales no se cumpla lo previsto en el art. 3º Decreto 522.

ARTICULO 3. Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios.
b. Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono.
c. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.
d. Fecha de la operación.
e. Concepto.
f. Valor de la operación.
g. Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación.
h. Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento. (Derogado por el Decreto 3228 de 11-11-2003)

ARTICULO 4. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.

Tampoco serán procedentes los costos o deducciones respecto de los cuales no se cumpla con la obligación señalada en artículo 632.

Art. 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la DIAN, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar…los siguientes documentos, informaciones y pruebas: 3.- La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.

Pero “pilas” a raíz de la Ley 1450 del 16 de junio de 2011, en la cual se estipula que la retención a trabajadores independientes se efectuara conforme a la tabla de retención para salarios, (Recordemos que estos trabajadores deberán, mínimo, pertenecer al régimen simplificado, para la aceptación de costos y deducciones).

Algunas empresas han omitido el cálculo de la retención del IVA, sin tener en cuenta que los conceptos de retención en la fuente y retención del IVA, son totalmente diferentes. Recordemos que la tarifa para retención del IVA, es el 50% del valor asumido a la tarifa del IVA que le corresponda, (sea: 1.6%, 10%, 16%, 20%, 25%, 35%, la que sea).

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

LA LEY 1450 DEL 16 DE JUNIO DE 2011, HASTA DONDE BENEFICIA AL TRABAJADOR INDEPENDIENTE.

Para una mayor ilustración, respecto a los descuentos de la retención a trabajadores independientes, como lo estipulo la Ley 1450 del 16 de junio de 2011, se recomienda realizar los cálculos pertinentes, utilizando para ello la misma tasa de retención de los asalariados estipulada en la tabla de retención en la fuente contenida en el Artículo 383 del E.T., modificado por la Ley 1111 de 2006.”

Recordemos que para los cálculos de retención se debe tener en cuenta los  pagos no constitutivos de salario y si efectúa aportes voluntarios a fondos de pensiones, entre otros.

Este  tema de la Ley 1450, se trato en este blogger, el 24 de julio de 2011, y que para mayor ilustración recomiendo volver a retomar y de esta forma, seguramente se le dará mayor comprensión.

Efectuando el cálculo de acuerdo a la Ley 1450, si el trabajador recibe, por honorarios o servicios, hasta $2.697.000, no se le descuenta retención en la fuente.

De ahí en adelante es beneficiado, observemos el siguiente ejemplo, basados en el UVT (25.132) de este año 2011:

Si por honorarios ó servicios, recibe $3.000.000 mensual, la retención seria $51.000.

La retención por el método antiguo, por honorarios (10%) $300.000, servicios (6%) $180.000.

Podríamos seguir jugando con las cifras, y conforme al UVT de este año 2011, llegaríamos a la conclusión, que la retención se equilibra por remuneración para servicios en $4.275.000, y para honorarios en $5.430.000.

De estas cifras en adelante, el trabajador ya no es beneficiario de la Ley 1450, y debería solicitar que le efectúen la retención por el método antiguo, y observemos con el siguiente ejemplo, que pasa:

Si por servicios, recibe $4.300.000 mensual, la retención por la Ley 1450, seria $263.000.

La retención por el método antiguo, servicios (6%) $258.000, menor que $263.000

Si por honorarios, recibe $5.500.000 mensual, la retención por la Ley 1450, seria $560.000.

La retención por el método antiguo, por honorarios (10%) $550.000, menor que $560.000.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas

Facilitación para la Apertura de cuenta bancaria anterior a la formalización de inscripción en el RUT.

Mediante Circular 0038 de 23-08-2011, la DIAN, ha fijado un procedimiento que “facilitaría” la apertura de cuentas bancarias para las personas jurídicas, previa formalización de su inscripción en el Registro Único Tributario.

El pasado 27 de Julio de 2011 en el Decreto 2645, se establecieron nuevos requisitos establecidos, para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario de personas jurídicas y asimiladas, se exigió acreditar la titularidad de una cuenta corriente activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, este decreto  fue parcialmente modificado por el Decreto 2820 de 19 de agosto de 2011.

En estos decretos no tuvieron en cuenta, que resultaría inaplicable, pues para una entidad financiera resulta imposible realizar la apertura de una cuenta bancaria sin tener el Numero de Identificación Tributaria (N.I.T.), para la persona jurídica, información que solo puede ser acreditada una vez se ha realizado la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario.

                                         

La solución de la DIAN

Por medio de  la Circular 0038 de 23-08-2011 se busca dar solución a este conflicto, permitiendo a las Personas Jurídicas y asimiladas obtener su Número de Identificación Tributaria.

Proceso de inscripción, acreditación de cuenta bancaria y formalización del RUT

Los aspectos claves sobre el nuevo proceso de inscripción en Registro Único Tributario para personas jurídicas y asimiladas y que permitirían acreditar la titularidad de cuenta bancaria previa su formalización, establecidos por la Circular 0038 de 2001, son los siguientes:

1.  Quien realice el trámite debe presentar los documentos señalados en los decretos citados, con excepción de la constancia de titularidad de la cuenta de ahorros o corriente.

2.   Hasta no acreditar la titularidad de la cuenta bancaria no se podrá inscribir en el RUT responsabilidades como usuario aduanero.

3.   El funcionario que realiza el proceso de inscripción, imprimirá el certificado del RUT, lo firmará junto con el interesado y tomará la huella, pero no entregará la copia del mismo hasta acreditar la titularidad de cuenta bancaria.

4. Para poder tramitar la apertura de cuenta bancaria, el funcionario diligenciará de forma manual el formato 1648 – Información Número de Identificación Tributaria – NIT, en el cual solo figurará la información del NIT, Razón Social y Dirección Seccional ante la cual se realiza el trámite.

5.  El Documento “Información Número Identificación Tributaria – NIT”, solo será válido para solicitar la apertura de cuenta corriente o de ahorros ante entidad bancaria, pero no tendrá validez como documento de identificación ante otras entidades, ni para realizar trámites diferentes ante la DIAN a la formalización de la inscripción en el RUT.

6.    El documento anterior, solo tendrá validez por 30 días calendario a partir de su fecha de expedición, plazo en el cual se debe presentar ante la DIAN la constancia de titularidad de cuenta bancaria para formalizar la inscripción y obtener el certificado del RUT.

7.    Pasados los 30 días, si no se ha cumplido con el requisito de acreditar la constancia de titularidad de cuenta bancaria ante la DIAN,  se cancelará de oficio la inscripción en el RUT.

Es importante anotar que esta nueva medida apunta a ir dando cumplimiento a artículo 26, medios de pago para efectos de la aceptación de costos, deducciones, pasivos e impuestos descontables,el se encuentra en la ley 1430 de diciembre de 2010, y el cumplimiento partir del año gravable 2014, en el cual se inicia la gradualidad de este artículo.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2010/ley_1430_2010.html#26

Estos nuevos requisitos para la inscripción en el Registro Único Tributario forma parte de las medidas que el Gobierno Nacional bien tomando con el fin de prevenir las prácticas de evasión fiscal, contrabando y fortalecer los mecanismos y procedimientos de prevención, detección y control de lavado de activos.

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jesús Antonio Alarcón C.

Contador Público

Especialista en Financiera

RUT-DECRETO 2645 DE JULIO 27 DE 2011 IMPLEMENTACION CONTROLES

Que de conformidad con el artículo 555-2 del Estatuto Tributario el Registro Único Tributario -RUT, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Con este decreto se implementaron controles adicionales, en los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión y cancelación del RUT.

El Decreto lo componen ocho artículos, así:

Articulo 1. Formalización de la inscripción en el RUT: aquí se introdujo,

·         Personalmente o por quien ejerza la representación legal, si se hace a través de apoderado, se debe registrar la huella dactilar, en la notaria.

·         La acreditación de la existencia y representación legal, fecha no mayor a un mes.

·         Junto a la fotocopia del documento de identidad, exhibir el original.

·         Constancia de la titularidad de una cuenta corriente activa en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, fecha no mayor a un mes, para personas jurídicas y naturales, estas en caso de ser responsables del IVA o como importador o exportador, salvo que se trate de un importador ocasional. Para los demás obligados diferentes a los mencionados, constancia de la titularidad  de una cuenta corriente o de ahorros. (Caso pertenecientes al régimen simplificado).

·         Original de un recibo de servicio público domiciliario cancelado, la entidad prestadora sujeta a vigilancia por la Superintendencia de Servicios Públicos, fecha de pago no mayor a 2 meses, y que corresponda a la dirección del RUT.

·         En el procedimiento de inscripción, actualización o en la solicitud de la cancelación del RUT, quien realice el trámite de manera presencial deberá  registrar su huella dactilar.

Articulo 2. Actualización del RUT: Permite efectuar las modificaciones o adiciones al RUT.

Articulo 3. Actualización de oficio del RUT: La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, podrá actualizar de oficio cualquier información contenida en el Registro Único Tributario, cuando se verifique que la misma se encuentra desactualizada o presenta inconsistencias.

La actualización de la información en el RUT, procederá en los siguientes eventos:

1.            Cuando se hayan realizado envíos de correos a la dirección informada en el RUT y éstos hubieren sido objeto de devolución, por causales de: dirección inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito, la actualización de la dirección se realizará a partir de la consulta de por lo menos dos (2) fuentes de información coincidentes.

2.            ………………..hasta el 4.

Articulo 4. Suspensión de la inscripción en el RUT: La suspensión es la medida cautelar mediante la cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales suprime temporalmente del Registro Único Tributario la inscripción de los obligados, cuando la información sobre identificación, ubicación o clasificación no sea confiable o por configurarse alguna de las causales previstas en el presente Decreto.

A partir de la fecha de la suspensión de la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT y hasta el levantamiento de ésta, el obligado no podrá tramitar solicitudes de devolución y/o compensación, no se aceptarán los impuestos descontables, costos ni deducciones en las cuales figure como proveedor o prestador de servicios de solicitantes de devolución, de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, no podrá realizar operaciones de importación y exportación, tampoco podrá solicitar resolución de autorización y/o habilitación de facturación, toda vez que la inscripción activa en el Registro Único Tributario -RUT constituye uno de los requisitos formales para adelantar estos procedimientos.

Cuando se trate de suspensión de calidades aduaneras, no podrá realizar las operaciones relacionadas con ellas. En el caso de depósitos habilitados públicos y privados, y usuarios operadores de zona franca, podrán entregar o trasladar la mercancía que haya sido recibida hasta el momento de la suspensión.

Esta medida se levantara de oficio o a petición de parte una vez sean subsanadas las causales por las cuales se produjo.

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá suspender la inscripción en el Registro Único Tributario -RUT en los siguientes eventos:

1.            Cuando los responsables del Régimen Común del Impuesto Sobre las Ventas o los agentes de retención, estando obligados a presentar declaración, no cumplan con esta obligación formal, durante el último año o los contribuyentes del impuesto sobre la renta obligados a presentar la declaración, no cumplan con esta obligación durante los últimos dos (2) anos.

2.            Cuando las comunicaciones, citaciones o notificaciones de actos administrativos enviados a la dirección informada en el RUT, hubieren sido objeto de devolución, por causales de: dirección inexistente, incompleta, incorrecta, traslado del destinatario, no conocen al destinatario, u otras causales que no permitan la ubicación del inscrito.

3.           

4.           

5.           

6.            Cuando las personas naturales o sucesiones ilíquidas sean declarados proveedores o exportadores ficticios.

7.            También procederá cuando el exportador o su representante legal hayan sido sancionados judicialmente por exportaciones ficticias o de contrabando.

8.            Cuando las personas jurídicas y asimiladas sean declarados proveedores o exportadores ficticios.

9.            ……

Articulo 5. Cancelación de la inscripción en el RUT

Articulo 6. Formulario oficial del RUT

Articulo 7. Prueba de inscripción, actualización, suspensión o cancelación en el RUT

Articulo 8. Vigencia y derogatorias

Para mayor profundidad dar clic al siguiente link, y leer completo el decreto.

http://wsp.presidencia.gov.co/Normativa/Decretos/2011/Documents/Julio/27/dec264527072011.pdf

El anterior artículo, escrito bajo la responsabilidad de:

Jairo Galindo Rodríguez

Contador Público

Especialista en Finanzas Públicas